קורס מזכירות

קורס מזכירות

תפקידי המזכירות והאדמיניסטרציה מהווים גורם חשוב ומשמעותי בהתנהלותו השוטפת של הארגון, בדרך כלל דורשים תפקידים אלו יכולת קבלת החלטות הקריטיות לארגון, יוזמה, סדר ארגון, לויאליות, אכפתיות ויכולת שמירה על דיסקרטיות.
 
רקע הלימודים

מכיוון שחשיבות תפקיד המזכירות חולש על יותר תחומי אחריות מבעבר, תחומים הדורשים מקצועיות רבה ובנוסף רמת ידע גבוהה יותר מבעבר לדוגמה הכרת תוכנות מחשב שונות והבנה בנושא האינטרנט. מהסיבות האלו בארגונים רבים כאחד מתנאי הקבלה לתפקיד תידרש תעודת סיום קורס מזכירות מקצועי, בעיקר אם מדובר על משרת מזכירה בכירה או מזכירה רפואית.

למי זה מתאים

לימודי מזכירה מתאים לכל מי שמעוניינת לעבוד עם קהל , מרגישה את עצמה שירותית, סמכותית ואחראית. כיום מזכירות אינן רק עונות לטלפון או מקבלות קהל אלא מנהלות את המשרד והרבה פעמים בעל המשרד או המרפאה מאציל למזכירה סמכויות שונות, ולכן כל מי שנרשמת לקורס  מזכירות צריכה לקחת בחשבון שמדובר בתפקיד מלא אחריות ובעל חשיבות עליונה בעבודה תקינה ושוטפת של כל משרד או מרפאה.
 
יתרונות וחסרונות

מבחינת היתרונות הרי שמדובר בתפקיד מאוד מאתגר עם הרבה תחומי עניין. נכון שבתודעתנו , מזכירה כביכול רק עונה לטלפונים, אך האמת היא, שאם נשים לב, נראה שהיא האדם השני הכי חשוב במשרד כי היא זו שקובעת את לוח הזמנים של בעל המשרד או המרפאה, במשרדים גדולים יש לזה חשיבות, אז כל אחד רוצה להיות ביחסים טובים עם המזכירה, כדי לקבל קדימות אצל הבוס

החסרון הגדול של עבודה זו, שהיא שוחקת. זה לא קל לעבוד 8 או 9 שעות במשרד, לנהל אותו, לשוחח עם לקוחות וספקים, לעיתים יש הרבה לחץ. לכן גם הדרישות לעבודה הן גבוהות.
 
תחומי לימוד

קורס מזכירות נחשב כלימודי תעודה ובסופם מוענקת תעודת גמר, הלימודים כוללים הקניית ידע מקצועי בכל תחומי ניהול המשרד, פיתוח מיומנויות בתקשורת בינאישית, עבודת צוות ודרכים ומצבים לקבלת החלטות. בלימודי המזכירות מגוון רחב של קורסים ונושאי לימוד, ביניהם:  שימוש ביישומים ותוכנות מחשב, ניהול חשבונות, הקלדה, ניהול לשכה, ארגון וניהול, כלכלה, ארגון תיקיות, תקשורת בינאישית,אופן מתן שירות, דיני עבודה, שיווק, מעבדי תמלילים, כתיבה מנהלית, דוחות ופרוטוקולים, יחסי ציבור, חשבונות וכספים, מאגרי מיד ועוד.

את לימודי המזכירות ניתן לחלק לפחות לשלושה תחומים שכל אחד מהם הוא קורס בפני עצמו:

קורס מזכירות רפואית – במקומות כמו מרפאות, קופות חולים ובתי חולים תפקידה של המזכירה הרפואית הוא לרכז  את כל הנושאים הארגוניים של אותה היחידה הרפואית.

בקורס מזכירות רפואית מקבלים הסמכה לתחום ומעבר ללימוד התפקיד עצמו לומדים מונחי יסוד בתחום הרפואה ומידע על גופי הרפואה השונים.

קורס מזכירות בכירה – מטרת הקורס הוא להכשיר את המזכירות הבכירות  על ידי הקניית מיומנות וטכניקות לשיפור רמת תפקוד של המזכירה ופיתוח מיומנות בתקשורת הבין אישית. 

קורס מזכירות משפטית – בקורס לומדים ומקבלים הכשרה לתפקיד המזכירה במשרד עו"ד בין הנושאים הנלמדים: דיניי משפט שונים, רישום פרוטוקולים אנגלית משפטית ועוד..
 
אפשרויות תעסוקה לאחר הלימודים ושכר

ברור מאליו שאפשרויות התעסוקה של מזכירה היא בכל מקום בו מחזיקים תקן כזה. זה יכול להיות משרדים, מוסדות, בתי ספר, ארגונים ועמותות ועוד. מבחינת מזכירה רפואית הרי שמדובר במרפאות, קופות חולים ובתי חולים ומבחינת מזכירה משפטית אנחנו מדברים על משרדי עורכי דין, שופטים , מנהלי בית משפט ואחרים שעוסקים בתחום.

השכר של מזכירה משתנה בהתאם לסוג המזכירות ולכמות השנים בהן היא עוסקת בתחום. בגדול מזכירה מתחילה בשכר מינימום עד חמש אלף, ומתקדמת עד 6 או 8 אלף שקל. מזכירות בכירות עם שנות וותק רבות יכולות לחצות גם את גבול ה-10,000